使いやすさの背景に確かな技術力が。「この製品しかないね」と皆で採用決定へ

株式会社電算
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業種
  • 情報処理サービス業
ユーザー数
  • 850ユーザー
株式会社電算 取締役 河井 聡司様 
				情報システム部 部長 与曽井 大輔様 経営企画部 マネージャー 久保田雅史様
取締役 河井 聡司様
情報システム部 部長 与曽井 大輔様
経営企画部 マネージャー 久保田雅史様

この事例のポイント

導入
経営改善のためコミュニケーション活性化へ。しかし内製のグループウェアやメール等を用いるも、うまく行かず……。
採用
まるで自家製の製品を扱っているような直感的な操作性や、高度なセキュリティが採用の決め手に。
効果
社員間の連携が密になり、人間関係も強化され、生産性も向上。チャットの効果に申し分なし。
株式会社電算様社屋
中央が吹き抜け構造になっている電算さまの社屋。風通しのよい社風を象徴するかのよう

株式会社電算は1966年の創立以来、長野県、新潟県を拠点として、インフォメーションテクノロジー全般を視野にいれつつ多彩な商品の開発・販売に取り組んできた。地方公共団体や民間企業などの多様な顧客のニーズに応えながら、ITにおけるトータルプロデュースも展開している。
同社の指針の一つは「ITの主役は技術ではなく、人間である」というもの。ともすればテクノロジー偏重になりがちなIT業界にあって、同社は、技術を用いる「人」にやさしい、「人」と心が通うサービスをと心がけてきた。その実績は、各地域からの信頼の証しとして業績にも現れている。
そんな電算が、「サービスを提供する側であるわれわれが、率先して人のふれあいにあふれた職場環境づくりを」と取り組んだ、その重要ツールとして活躍し始めたのがChatLuckである。今回は、同社の職場改善にChatLuckがどのように貢献したのかについて、話を伺った。

導入

コミュニケーションの活性化へ。それが経営改善につながると信じて

「ITの主役は人」というモットーを掲げる電算さまは、かなり前から社内コミュニケーションの活性化に力を入れてこられましたね。社員間のつながりを強化し、人間関係を、より潤いのあるものにすることで経営改善にもつなげたいと考えられていたとか。

会社にとっての「社員同士のコミュニケーション」は、人体でいう「血流」にあたります。血のめぐりが健康を促進するように、コミュニケーションがスムーズになればなるほど経営も健全化するとの信念で、さまざまな施策に取り組んできました。メールを多用することに加え、2004年には自社製のグループウェアを稼働開始。掲示板やウェブ回覧機能などを用いて情報共有に力を入れました。

2004年といえばグループウェアの認知度もあまりなかった時代です。非常に先駆的ですね。

ですが、弊社のグループウェアも、メールも、コミュニケーションの速度を高めるという点では不十分でした。掲示版やウェブ回覧は一方的に社から発信がなされるのみ。読み手からリアクションをもらうには手間がかかる仕組みだったため、情報の周知はスピーディにできても、双方向的なやりとりには不向きでした。グループウェアによる発信の「一方通行さ」は改善したかったですね。
それから、メールも、相手からの返信が早く来るとは限りません。メールで情報を周知しようものなら、一部の人から「えっ。俺、それ知らないぞ」といったリアクションが返ってきます。要は、メールを開かない人がいるのです。当然、相手がメールを見たかどうかについて送信者は知るすべがありません。そのあたりが不明瞭なままコミュニケーションが行われていましたから、われわれはコミュニケーションの環境改善の余地を当然のごとく感じていました。

採用

使いやすさ、安心のセキュリティが決め手。無料ツールにはない利点がたくさん

新たなコミュニケーションツールとしてビジネスチャットに着目されたのはなぜでしょうか。

社用携帯から社用スマートフォンへ、時代が移行するにつれて、社員がチャットツールをインストールするなどして使い始めたのです。それが大変、便利そうだった(笑)。

それでチャットツールの利用を?

いえ、セキュリティや情報漏洩への不安があったので、初めは自粛するよう徹底しました。マニュアル(=「利用の手引き」)をつくって指導もしました。しかし、「利用の手引き」が充実してくると、がんじがらめのルールになったためか、現場から「目の前に便利なチャットツールがあるのに、もったいない」「いまチャット利用を制限されると、何もできなくなる」「そもそも、なぜ使ってはいけないのですか?」といった声が出てくるようになったのです。それで「これは別の何かを用意しなければ」と思い、探し始めたのが、無料チャットに代わる、より性能の良いビジネスチャットツールでした。

数あるツールのなかからChatLuckを選ばれた理由について教えてください。

実は、他社製の製品にも目を向けたりしたのですが、ChatLuckのユーザーインターフェースが一番やさしかった。それが採用の大きな理由でしたね。いま申し上げたように、チャットツールの「利用の手引き」はすでにガチガチにできあがっていました。新しいチャットツールを導入した時に、それを再び更新し、使い方のマニュアルを追加する、みたいなことだけは避けたかった。マニュアル要らずの直感的な操作性はツール選びの必須条件だったのです。その点で他社製品を大きくリードしていたChatLuckは、当初から最有力候補でした。

そのうえで、ChatLuck採用の決め手は何だったのでしょうか。

チャットツールに期待していたことが、ChatLuckでことごとく実現できるとわかったからです。ChatLuckならVPNに入らなくても、いつでも内容をチェックできますし、返信も可能です。プッシュ通知機能もあるので、チャットの着信に気づかずに返信が滞るという可能性も低くなります。これらの機能はコミュニケーションを円滑にし、やりとりのリアルタイム性を高めます。
また、「既読/未読」がわかるため、メールを開くことが習慣化されていない社員も、さすがにチャットは見るようになるんですね。おかげで「えっ。俺、それ知らないぞ」が防げるようになる。
しかもChatLuckは、大手無料チャットツールなどと使用感が似ています。すでに無料ツールに慣れていた社員たちが違和感なく利用できそうだ、という点も大きかったです。実際、ChatLuck導入時に、社員たちは「今まで自分たちが使っていたツールが、仕事でも使えるようになった」という感覚を抱いたはずです。

当初は、チャットツールも自家製のものを、という発想があったと伺いました。

確かに「自家製のもののほうが自社に合ったチャットツールになるのでは」と考える人もいるでしょう。ですがChatLuckは弊社にとっては自家製っぽさ満載の製品なんです。使っていて違和感がない。それもやはり直感的に使える仕様がそう感じさせるのだと思います。弊社も情報システムを扱う会社です。どのくらいのシステムが裏で作動していてChatLuckの動きが支えられているかを、ある程度、想像することができます。というより、実は、弊社でも過去に内製でチャットをつくろうかという話がでたのです。ですが、内製のものは動作も重くなるし、大変だ、と。その経験があるので、われわれは、御社の「技術力の高さ」に思いを馳せることができます。高度な技術を用いているにもかかわらず、背景のシステムの複雑さを感じさせないChatLuckの「使い勝手の良さ」は、われわれに好感を抱かせました。

効果

緊急性の高い案件処理にも活躍。社員同士の「つながり」も強くなった

導入はスムーズに行えましたか。

「利用の手引き」で抑圧されていたそれまでのチャットユーザーが、しがらみから解放されたと言わんばかりに、導入直後からChatLuckを多用しました。弊社では最初の2カ月間を試運転期間とし、「無制限に[ルーム]をつくって」「ChatLuckで遊ぼう」と呼びかけました。それに呼応するように、若い世代が、たとえば「飲み会ルーム」みたいなものをつくって文字通り遊んだり(笑)したんですね。それほど経たないうちに、比較的高齢な社員も含め「ChatLuckを使えない人はいない」という状態になりました。

チャットならではのリアルタイム性に、業務的に助けられた例はありますか。

チャットには、「すぐにレスポンスがくる(できる)」という特性を皆が期待します。だからでしょう。ユーザーが「素早い返答」を意識するので、社員全体のレスポンスが、メールに比べ明らかに早くなりました。すぐに対応が必要な案件処理も、チャットでならスムーズです。
たとえば数カ月前、社内システムにエラーが発生し、社員以外の人の入館申請がコンピューター上でできなくなったことがありました。その時も、エラーメッセージの画面キャプチャ―をChatLuckですぐさま共有。またグループウェアの動作不具合などを矢継ぎ早にチャットにあげ、原因究明に役立てました。結局、そのエラーは短時間で復旧。この即応性はChatLuckによって確保されています。
また、皆がチャットで業務報告をするようになったので、情報システム部などでは、チャットがそのまま作業日報的な役割も担っています。

と、いいますと?

情報システム部は、社内の基幹システムの運用を担っています。販売管理から就業管理、原価計算まで、弊社ではさまざまなシステムを稼働させていますが、それらに関わる一つ一つの作業を全てチャットで報告するようにしています。「〇〇処理が終わりました」とチャットにメッセージを上げ、作業者が情報共有するのです。そうすれば、即、次の工程に移れます。それまでは口頭で行っていた連携や、表計算ソフトで行っていた事後報告がチャットに変わったことで、システム運用がスムーズになりました。しかも作業記録がチャット上にも、またログにも全て残るので、それらを用いて処理の遅れやエラー発生時の対応の成否なども分析できます。それによって、仕事の改善、効率化が進みました。生産性の向上にもChatLuckは寄与しています。

ChatLuckは御社の「社員同士のつながり」にも影響を与えたとうかがしました。

不思議なんですよね。チャットでしか本音を言わない人っているんです。人が胸襟を開ける場というのは、人それぞれなのだなと改めて感じました。面と向かって話す場だけが、人間関係を温めることに役立つとは限りません。チャットだって、普段、見ることのできない個々人の側面を見せてくれる場になりえます。コミュニケーションツールが増えたことで、社員同士がより多面的にお互いを見られるようになった。それが、相手への信頼感の醸成につながっているかもしれません。
「人と人のふれあいあふれる職場に」と私たちも努めてきましたが、ChatLuckはそこに新たな可能性を運んできてくれました。

本日は貴重なお話をお聞かせいただき、ありがとうございました。

電算さまの社内システムエラー発生時の第一報
本文中に出てくる、電算さまの社内システムエラー発生時の第一報(スマートフォンで閲覧したもの)。この後、迅速なやりとりでみるみる問題解決へ

お話をうかがったご担当者様

河井 聡司様の写真
取締役 河井 聡司様
ChatLuckの利用歴が1年にも満たない弊社ですが、それでも現在、ChatLuckの[ルーム]数は119にのぼっています。社員が独自にネーミングをし、どんどん[ルーム]を立ち上げています。ルーム名があまりにも自由なので、管理者側からすると「これは何のための[ルーム]なんだ?」と困惑するようなものもあります(笑)。ですが、それだけ型に縛られない利用が実現できているということは、弊社の社内的な風通しのよさをChatLuckが象徴し、強めてくれているということですね。
与曽井大輔様の写真
情報システム部 部長 与曽井 大輔様
弊社では、かつては個人携帯でのメールの閲覧等はできないようにしていました。もちろんセキュリティ上の問題を考慮しての判断です。営業の社員などは、帰社後に、たまったメールを整理し、チェックする毎日だったと思います。しかしそれでは、レスポンスは遅いわ、気も重いわで、コミュニケーションが遅くなりがちでした。その課題がChatLuckで一気に解決。安心のセキュリティを実現しているChatLuckなら、社用スマホートフォン・個人スマートフォン問わず閲覧も自由にさせられます。
久保田 雅史様の写真
経営企画部 マネージャー 久保田 雅史様
パスワードの更新などを推進できるのも、ChatLuckの良さの一つですね。そういったきめ細かい設定が、社員のセキュリティ意識を高めます。一人一人の社員にとっては面倒な話かもしれませんが、微に入り細を穿つセキュリティへの御社のこだわりが、最終的にはChatLuckを使う時の信頼感につながると思うのです。情報漏洩などのリスクを本気で気にしはじめたらキリがありません。そうなってしまわないための配慮が、ChatLuckの細部に施されています。

ChatLuck利用環境

導入時期 2016年11月
利用形態 パッケージ版

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