縦割り行政の利点を活かしつつ、縦割りの枠を超えた部門横断的な連携も可能に。働き方に変化が

滋賀県彦根市役所
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業種
  • 自治体
ユーザー数
  • 1500ユーザー
滋賀県彦根市役所様
情報政策課 課長 杉本 昭様
情報政策課 副主査 山本 恭裕様
情報政策課 主事 山本 将輝様

この事例のポイント

導入
シティプロモーション推進のなかで、部署内の上下の連携に加え、課を越えた「横」の連携が必要に。
採用
顧客満足度No.1グループウェアの販売実績をもつネオジャパン製品を信頼して、導入を決定した。
効果
迅速なやりとりで大型プロジェクトの企画・運営が可能になり、庁内独自の働き方改革も進んだ。
滋賀県彦根市役所

琵琶湖のほとり、滋賀県彦根市は歴史浪漫あふれる城下町。四季折々の風情あふれる佇まいは多くの観光客を惹きつけ、グルメをうならせる近江牛や琵琶湖周辺の豊かな食の幸、手仕事から生まれる名産品は、魅惑の返礼品として、ふるさと納税にも人気が集中している。近年は第2の故郷として彦根住まいを夢見る人も多く、「彦根暮らしめぐりツアー」の開催、移住促進住宅取得費補助や家賃補助制度などで移住者へのサポートも積極的に行っている。
彦根市役所では、性能的な制約によるレスポンスの“遅れ”に苦労していた既存のグループウェアをdesknet's NEOにリプレイスすると同時に、シングルサイオンで並行活用できるChatLuckを採用した。縦割り行政では実現が難しかった新たな市民サービスや彦根市の魅力を全国に発信する横断的プロジェクト、働き方改革のための意見・アイデア共有の場としてChatLuckが活用されている。今回は、ChatLuck導入のいきさつや効果について担当者に話を伺った。

導入

部署・課を越えた「横」の連携が必要になった

彦根城の勇壮なたたずまいもそうですが、歴史の偲ばせる建物や文化財が多い彦根市の景観にも目を見張ります。先ほど、ゆるキャラ「ひこにゃん」にも遭遇しました。ひこにゃんと言えば、ゆるキャラの先駆として有名です。

おかげさまで、本年、ゆるキャラ誕生から12周年を迎えました。ひこにゃんは、彦根藩2代当主である井伊直孝公をお寺の門前で手招きして、雷雨から救ったと伝えられる「招き猫」が由来なのです。井伊軍団のシンボルとも言える「赤備え(戦国時代の軍団編成の一種)」の赤いかぶとと掛け合わせて生まれたキャラクターです。ありがたくも全国有数の知名度を得て、彦根市の文化を一層、輝かせるために活躍してくれています。

それも、考え抜かれた広報戦略があってのことだと思うのですが、戦略展開に欠かせないのが情報共有ですね。

情報共有は役所の展開にとって生命線だと言えます。彦根市役所は、昨今の「働き方改革」をはじめ、新しい取り組みに意欲的に挑む自治体であると自負しています。それが市民の喜びにつながるとも信じてます。だからこそ情報のやりとりを緊密にしたいと考え、チャットツールに目を向けました。

他社製のビジネスチャットを活用されていたと伺っています。

昨年10月ごろからテスト的に使い始めました。それには理由があります。ご存じのとおり庁内(=役所内)は「縦割り行政」で運営されています。「縦割り」と聞くとネガティブなイメージを抱く人もいるかもしれませんが、実はこれには便利な側面もたくさんあるのです。ただ、役割や管轄ごとに仕事が分かれていて、末端の職員、いわゆる“下”から、同じ管轄内の上長といった“上”まで「縦」のラインはつながっているのですが、管轄を越えての「横」のコミュニケーションが希薄であるという点が問題でした。

縦割り行政ではうまくいかない事態が出てきたのでしょうか。

近い未来でいうと、2024年に国民体育大会と全国障害者スポーツ大会が彦根市をメイン会場に開催されます。そのため国体プロジェクト的なものが立ち上がるわけですが、そうなると部門横断的な「横」のやりとりが必要になってくるのです。われわれは、「縦割り」の枠を取り払った職員同士の連携が必要な、大がかりなプロジェクトも推進しつつ、市のPRがしたいと考えています。そんな需要があってチャットツールを導入したのです。

確認ですが、「縦割り行政」は、横の連携がとりづらい性質をもつのですね。

縦割り自体は、管轄ごとに法律が違うこと、予算が違うこと、命令系統が違うこと等から生まれる慣習です。たとえば税とか保険とか年金とか、市民からすれば似たようなことをしているように見える仕事でも、法律は厳密に区分されていて、すべての職員が同じように一斉には動けないのです。それぞれに個人情報の取り扱いのルールも違いますので、一緒に動いてしまうと事故が起こります。ですが、時にはそういった垣根を越えてやりとりをする必要というのは出てくるわけです。

具体的な話は後にうかがえればと思うのですが、いま仰っていたようなリスクがあるなかで役所がチャットを取り入れるというと、人によっては「大胆だな」といったイメージを抱くかもしれませんね。導入にあたって庁内の風あたりは強くなかったですか。

反対はあまりなかったですね。「そんなん、いらんわ」って言われたことはあるのですが、「いりますよ」って寄り切って(笑)。セキュリティさえしっかりしていれば、情報漏えいなどのリスク・負の可能性よりも、メリットのほうが大きいと、ほとんどの人からは理解を得られました。

チャットを導入して、効果はいかがでしたでしょうか。

導入した他社製品は、音声・ビデオ通話とチャットがメイン機能のものでした。使い勝手がよく、すぐに役所内に定着しました。期待していた「横」の連携もより強固になりましたね。

採用

顧客満足度No.1を獲得する会社の製品であるという事実を信じて採用

そこからChatLuckを使うようになったわけですが、理由は何だったのでしょうか。一見、他社製品でも事足りるように聞こえます。

そもそも、ビジネスチャットは万能の情報共有ツールではありません。横の連携を意識したツールとしてのリアルタイムチャットだけでは不十分な部分があります。全所内への通知だったり、回覧を回すことだったり、多様化する行政ニーズや市民の声に応えるための情報整理、スケジュール管理、プロジェクト管理などは、ふつうに使っていてはできないわけです。そういった意味では、情報共有の度合いに「不足」を感じていました。そこで、まず検討し、導入を決めたのがグループウェアdesknet's NEOでした。desknet's NEOの導入によって情報共有の基盤を強固にすることを目指しました。

最初にdesknet's NEOありきだったのですね。

そうなのです。「顧客満足度No.1」という広告を見て、実際にテスト稼働等を行い、グループウェアがdesknet's NEOであれば、われわれの要件を満たせると考えました。そのうえで、われわれ情報政策課としては、desknet's NEOの一機能のように使えるプロジェクト管理ツールがほしいね、という話になったのです。使うツールがグループウェアとプロジェクト管理ツールで別メーカーだと、「使いづらい」という反応が職員から返ってくることが十分に考えられました。
それから、使っていた他社製品のリアルタイムチャットツールにはプロジェクト管理ツールとして使用するには欠点もあったのです。ざっくり言えば、プロジェクトごとの[ルーム]が作成できない、グループチャットの過去の履歴が残らない、またファイル共有ができない、といった点です。さらに、ユーザーがオンライン同士でないとグループチャットができないという制約もありました。

そんな事情もあり、ChatLuckを使おうという話になった。

先ほど言いましたように、他社製品は、皆がオンラインの時のみしかリアルタイムのコミュニケーションができなかった。ChatLuckは非リアルタイム性のやりとりもできる。相手がオンラインだろうがオフラインだろうがメッセージが送れます。しかもグループでファイル共有もできるし、履歴・ログも残ります。この点はアドバンテージになりました。そのうえで、一番のポイントはシングルサイオンでdesknet's NEOと連携できる点でした。あたかもdesknet's NEOの一機能のように使える。これは職員に喜ばれました。

グループチャットにおける利便性も他社製のものより優れていた。

ええ。しかもChatLuckは途中参加のメンバーも過去にさかのぼってチャットの履歴を確かめることができます。プロジェクトの進捗や流れを把握するのに便利です。グループチャットの[ルーム]は基本的にプロジェクトごとに立ち上げていますので、プロジェクト管理ができるツールとしてチャット機能に期待していました。ChatLuckはタスク管理やスケジュール管理もできますので、そのニーズに合致していました。
ChatLuckとdesknet's NEOがそろえば、情報共有について大きな満足が得られます。ちなみに、われわれ庁内では「グループチャット」という名でアイコンをつくり、desknet's NEOのポータル画面からChatLuckへアクセスできるようにしています。

効果

迅速なやりとりで大型プロジェクトが推進可能に

ChatLuckをお使いになって感じられている効果について教えてください。

庁内では、大事なことは電話で話すという文化が根強くあったため、電話のタイミングが合わないことが原因でプロジェクトが2、3日遅れるということが結構ありました。ですが、チャットを活用するようになって予定の遅延は激減しました。機会損失が減ったのです。この点だけでも「話が早く進むようになった」「ラクになった」と職員から感謝されています。

[ルーム]にはどんなものがありますか。

情報システム系でいえば、政策課題へのIT活用分科会とか、建設ICTルームなどを立ち上げて議論をしています。建設ICTとは、例えば市民向けGIS(=地理情報システム)サービス立ち上げや、課をまたいでの庁内GIS共同利用などの実現を目指して活動するチームです。ドローンの活用法や、ドローン操作ができる人材育成の仕方などもそこで話し合われています。この議論が、以前はあまりうまくいっていなかったのです。まず建設系の職員が集まることがあまりなかったですし、それぞれが自分の管轄内で個々ばらばらに仕事をするということが多かった。それで、違う管轄下にある職員同士でもめることもありました。「お前、勝手にそれ進めたらあかんやろ」みたいな感じで、です。

そんな垣根をもつ「縦割り」の壁を、チャットが乗り越え可能にした。なぜでしょうか。

チャットを使っているとはいえ、やはり利用上、意識していることはあります。それは、「どこの課がそれを推進するのか(どこの課が予算を出すのか)」を最後に決める、ということです。最初に担当を決めてしまうと、これまでの習慣で、その課だけが動くようになって、他の課はノータッチ、ということになりかねません。ですから、チャットでは「何をするか」「どんな手順でやるか」「いつやるか」等を最初に話し合い、最後に「では、どこの課がやりますか?」と決める。もしくは“上”に決めてもらう。そういう使い方をすると、議論も盛り上がるし、スムーズになります。こういった知恵が「縦割り」に「横」の連携を加味する施策を成功させたのだと思います。庁内の「目に見える働き方改革」です。

“上”に決めてもらう時の判断材料になるのは……。

話し合いの履歴(チャット)です。それで“上”に担当課と予算を決めていただく。“上”の判断材料になるものが蓄積されていくのがチャットという場なのです。履歴、エビデンスが残るという機能は便利です。チャットは長めの決裁文書みたいなものですね。

情報共有だけでなく決裁・承認も迅速化した。興味ぶかい事例です。

それもこれも、もとをたどればChatLuckとdesknet's NEOが連携しているからこそ実現したことだと思います。desknet's NEOの稟議システム(=ワークフロー)にChatLuckの履歴情報を付帯させるような感覚で決裁が仰げる。皆、ChatLuckはdesknet's NEOの一機能だと思っていますので、その垣根の無さが、ChatLuckの柔軟な活用を生み出していると感じています。チャットすべてが、最終的に決裁をもらうための議事録になっていると自覚してやりとりをすれば、それが本当にワークフロー的に活用できる情報の集積になる。desknet's NEOと連携していることがChatLuckの強みだと思います。

それがめぐりめぐって市民のためにもなる。そういったことにChatLuckが役立っているという話は嬉しいです。貴重なお話をありがとうございました。

お話をうかがったご担当者様

川見様の写真
情報政策課 課長 杉本 昭様
ビジネスチャットといっても「仕事の役に立つの?」という疑問を持っている人はいると思います。庁内にも活用を疑問視する人はいました。ですが「案ずるは産むがやすし」で、実際は、縦割り行政の利点を活かしつつ、横の連携強化にも資する効果を生んでいます。メールよりはるかに早く連携がとれるのも魅力です。ChatLuckによって庁内業務が加速度的に進むようになったと感じています。これからも自治体に合うチャット活用法を編み出し、チャット利用を推進していきます。
渡部様の写真
情報政策課 副主査 山本 恭裕様
A課とB課で同じようなことをしようと思っていても、以前は意思を共有する手段がありませんでした。仮に、とあるタスクがあったとしたら「このタスク、どちらの課でやる?」という議論が先に立って話がなかなか進まなかった。チャット導入以前は、担当課を先に決めたほうが効率的だとも感じられたのです。しかしChatLuckがあれば担当課を決める前に他の重要な議論ができ、担当課のみに集中しがちだった企画等の仕事も分散させることができます。非常にありがたいですね。
川見様の写真
情報政策課 主事 山本 将輝様
私は今年の4月に入庁したばかりです。使い方も一から勉強しました。ですが、すでにかなり使わせてもらっています。ChatLuckはとにかく使いやすいです。直感的に使えるシンプルなデザインになっていて、使っていて迷うことがありません。これから管理者側の操作も覚えて、ChatLuckをより有効活用できるように力をつけていきます。

ChatLuck利用環境

導入時期 2018年2月
利用形態 パッケージ版

ChatLuckの導入をサポートしたのはこの会社です。

トーテックアメニティ株式会社

URL https://www.totec.jp/ 新しいウィンドウが開きます
担当部署 大阪事業所ネットワークソリューション事業部
TEL 06-6147-2100

お問い合せ専用フォーム

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1971年の創業以来、「ITソリューション事業」はシステムインテグレータとして、自治体、医療機関および民間企業へ最適なシステムの提供やソフトウェアの受託開発、セキュリティ、ネットワークの設計・構築を、「エンジニアリングサービス事業」は、機械/電気・電子設計組込み系の分野で製造業の技術開発業務を支援しています。

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