現場主導の業務を支えるツールとして福祉サービスの向上に寄与

よいち福祉会
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業種
  • 高齢者福祉・児童福祉
ユーザー数
  • 108ユーザー
よいち福祉会様松井様亀尾様太田様の写真
法人本部 情報システム室 本部次長・室長 松井忍様
法人本部 情報システム室 事務員 亀尾舜様
地域密着型特別養護老人ホーム ゆうるり 施設長補佐 太田郷史様

この事例のポイント

導入
ホワイトボードや貼り紙等を用いた、アナログ的な情報共有の仕方からの脱却を目指して。
採用
オンプレミスで利用できること、廉価なランニングコスト、納得・安心のセキュリティが決め手に。
効果
動画や画像を用いた連携や、リアルタイム性の高いやりとりで、業務の効率化が実現。
本拠点・高齢者総合福祉施設「フルーツ・シャトーよいち」
本拠点・高齢者総合福祉施設「フルーツ・シャトーよいち」

社会福祉法人 よいち福祉会は、北海道余市町にある高齢者総合福祉施設「フルーツ・シャトーよいち」と、仁木町にある児童養護施設「櫻ヶ丘学園」を中心に、高齢者福祉事業と児童福祉事業の二本柱を手がけている。前者については道内7拠点を擁し、特別養護老人ホーム、居宅介護支援事業所、地域包括支援センター、ショートステイ、デイサービス、グループホーム、訪問介護、訪問看護、サービス付き高齢者向け住宅などの経営を行っている。一方、後者については道内4拠点を中心に、児童養護施設、保育園を経営している。

地域との交流を通じ、高齢者介護や児童が抱える問題といった課題に向き合いながら、質の高いサービスの提供に努めてきたよいち福祉会。今回は、IT化への意識も高い同会の情報システムを担うメンバーに、ChatLuck導入の目的や効果などについて話を聞いた。

導入

アナログ的な情報共有の方法からの脱却

よいち福祉会さまは、ITによる業務効率化に積極的に取り組まれてきたと伺っています。詳細について教えていただけますか。

たとえば2006年に、私どもは、他社製のサーバーを用いてのチャット環境を構築しました。コミュニケーションツールを仕事に組み込むことで、地域に点在する拠点や部署間、変則勤務の職員間のコミュニケーションを改善し、業務の効率化を実現することが当初の目的でした。
それ以前でいえば、当時の副施設長(現・理事長)が旗振り役となって1998年に介護版の電子カルテを導入、当法人のサービスにおける利用者さまへのケアの質向上を目的に業務のIT化を推進してきました。

相当に先駆的ですね。

それでも、当時の多くの福祉施設と同様、よいち福祉会も、予定や連絡事項の共有はホワイトボードや紙で行い、決裁や稟議関係の処理も紙ベースで実施していました。こうした物理的なやりとりに特に不満は感じていませんでした。

チャットツールを利用しようと思った経緯を教えてください。

いま言ったことに関連しますが、チャット導入の目的は、コミュニケーションと情報共有の円滑化を図ることでした。よいち福祉会の施設・拠点が増えていき、コミュニケーションが困難になってきたこともありました。また、たとえば高齢者総合福祉施設フルーツ・シャトーよいちは、建物ほぼすべてが平屋で、床面積も広く取れるようにできています。そのため、貼り紙をして連絡をしたり、メモを残して見てもらったり、というやりとりの全部が、移動距離の長いもの、時間のかかるものになりがちだったのです。ですので、チャットツールには確実性とリアルタイム性を期待しました。コミュニケーションがリアルタイムになれば、業務効率がグンと上がることが予想される状況でした。

よいち福祉会様写真2

採用

オンプレミスで利用でき、廉価で、かつ安心のセキュリティ

その他社製品を使っていて、どんな感想を持ちましたか。

先行して使っていたチャットツールは、便利ではありました。ですが、機能的に十分でない点もありました。たとえば未読・既読がわからないこと。それから、メッセージをたまにロストしてしまうこと。つまり、何かの拍子でエラーが発生した時に、メッセージが相手に送られないうえに、クライアント側のログにも記録が残らないということがあった。これらのことが原因で、現場ではチャットをめぐって「送った」「送っていない」、「見た」「見ていない」といった、認識違いによるささいな口論、トラブルが発生。この欠点を補完しながら日常業務に取り組むことの非効率を感じていました。それこそ、チャットを送ってから「今、チャットを送りました」と相手に電話を入れるような(笑)、そんな必要性さえ生じる状況だったのです。
また、ユーザーが複数台でPCを利用する際に、プロファイル管理が複雑になることもそうでした。これらの点は、よいち福祉会の拠点や職員が増えるにつれて、問題が重大化していきました。加えて、シャドーIT化が進んだことによる情報漏えいのリスクの高まりも懸念材料になりました。
これらの問題に対応できるチャットツールを探していた時に、最終的に2社の製品が候補にあがったのですが、その一つがChatLuckだったのです。

ChatLuckに利用を絞った、その判断基準は何だったのでしょうか。

未読・既読がわかることは必須でしたね。あと、私たちがチャットツールを検討している時に、ちょうどChatLuckがバージョンアップして、端末認証が可能になった。セキュリティ面でこれは大きかったです。このことがあって、「じゃあChatLuckを本格的に試してみよう」ということになりました。
そのうえで、ランニングコストと、納得・安心のセキュリティ、それから、自社サーバーによる運用・管理で、比較的融通が利かせられるオンプレミスで利用できることなどを勘案し、最終的にChatLuckを採用することに決めました。

「フルーツ・シャトーよいち」内にある憩いの中庭
「フルーツ・シャトーよいち」内にある憩いの中庭

効果

リアルタイムのやりとり実現で福祉サービスが大きく向上。

導入後に、ChatLuckが生かされていると感じた場面はありますでしょうか。

まず、画像や動画など大きいデータの送受信ができる点が便利だと感じました。たとえば、情報システム室であれば、職員からあったITに関する問い合わせに応じて、現場の写真を送ってもらったりして対応を検討することができるようになりました。現場側の機器の配線に問題があると推測された時は、「その場のケーブルの状況を見たい」とこちらが要望を持ちかければ、現地にいる職員がビデオ通話でケーブルの状態をライブで伝えてくれる。的確な指示を出すうえで、これは有効でした。今後は拠点間で行う会議などでも利用してみたいですね。

介護現場でChatLuckが効果を発揮したこともありますか。

それも徐々に出始めていて、たとえば以前あったのは、ストマ(=人工肛門・人工膀胱)の扱い方、対応の仕方を共有するのにChatLuckが役立った例です。こう使うんだよ、ということを画像で確認し合ったんです。現場にいる訪問看護師が自らの発案で画像によるストマの使用法のレクチャーを始めた。今はそれが他の部署でも動画によるレクチャーに発展しています。現場主導の仕事を支えるツールとして、ChatLuckが生きたのですね。しかも、言葉で伝達しにくいことも、動画ならイメージをそのまま伝えられます。離れた拠点の職員にもそれができるのは、ありがたいです。加えてChatLuckでは、3分くらいの長い動画も、難なくスピーディに送ることができる。データの重さでリアルタイム性が毀損されることはありません。

チャットの命ともいえるリアルタイム性の有効さを実感したことはありますか。

たとえば通院介助の時、患者にはヘルパーと運転手がつきます。患者の診察中、運転手は別の業務をしたり、待機時間を利用して昼食をとったりしているわけですが、急遽長い検査が入って、次の訪問に向かうのに支障が出そうだといった時に、ヘルパーや運転手は別の現場にいる職員と連携をとります。病院内では携帯電話やスマートフォンの通話がしづらい場面がほとんどなので、そのような状況下でこそChatLuckが威力を発揮します。たとえば、「これから検査のため、時間がかかりそうです。午後からの訪問時間に変更の可能性があります」と連携をとる。この言葉には、別の職員によるカバー要請の意味合いが含まれます。そのうえで、「次、(患者が)呼ばれるので、12時半頃には終わりそうです」「では、午後からの訪問に間に合うように、私と運転手のお昼休みの時間を調整して対応します」といったやりとりができれば、その後の対応がさまざまな方向で柔軟にできるようになるのです。
このことによって、院内のヘルパー・院外の運転手・別の現場にいる職員の三者による無駄のない動きの連携が取れるようになりました。
こういった一つ一つの作業の効率化によって、少ないスタッフでもゆとりをもって色々なことに対応できるようになります。それがサービスの質の向上につながっていくのではないでしょうか。

まさにChatLuckの面目躍如といったところです。本日は貴重なお話、大変にありがとうございました。

よいち福祉会様写真4

お話をうかがったご担当者様

松井忍様の写真
法人本部 情報システム室
本部次長・室長 松井 忍様

セキュリティ面に非常にこだわって、念入りに問い合わせをしつつChatLuckの導入までこぎつけました。既存システムとの連携や画像の管理などについて色々要望をさせていただきましたが、丁寧に話を聞いてくださり、非常に安心できたのをよく覚えています。これからも、要望等を届けさせていただく機会があると思いますが、対応が誠実でありがたいです。
亀尾舜様の写真
法人本部 情報システム室 事務員 亀尾 舜様
私は、入職してまだ満3カ月です。ChatLuckを使い始めたのも入社してからなので、利用歴は非常に浅いですが、基本的な操作については、すでに覚えることができています。世間で流行している無料チャットツールなどとも使用感が変わらないので、使い方が難しいといった印象は抱いたことがありません。そのような、わかりやすいインターフェースがChatLuckの強みだと感じています。
太田郷史様の写真
地域密着型特別養護老人ホーム ゆうるり
施設長補佐 太田 郷史様

ほとんど無制限に、容量の大きいファイルを安全に送ることができる点が素晴らしいと思います。行政から送られてくる資料もそうですが、写真や動画もスイスイとやりとりができる。このスピード感がうれしいですね。しかも、ChatLuckはある一定時間まで、投稿したメッセージの修正や削除ができます。これも便利です。

ChatLuck利用環境

導入時期 2016年12月
利用形態 パッケージ版

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