チャットツールを使う流れは自然発生的に現場から起こりました。最初は、ビジネス用ではない某大手チャットツールが仕事で使われ始めたのです。チャットはメールよりコミュニケーション速度が断然、速い。「お疲れさまです」等々あいさつ文も要りません。いきなり本題に入っても違和感がない。そうこうしているうちにチャットが浸透していきました。

私用、社用、両方ありましたね。のべつ幕なしにチャット利用を認めるわけにはいきません。特に社内ネットワークに入ってくる機器はしっかり管理をする必要がありました。チャットで発信される情報にアクセスできる機器が、何の統制もなく社を出入りしていると思うと、いつ情報漏えいが起きるかと心配でした。また、自分たちでアカウントを勝手につくって業務データを扱うような事態も厳しく戒めなければなりません。

こうした観点から某大手チャットツールの利用は問題視されていました。

時代に即応するのが弊社の文化ですから。チャットをビジネスに活用する流れに抗うのではなく、むしろ積極的にチャットを活かそうという発想になった。それがちょうどグループウェアを新しいものにしようかというタイミングでもあったのですね。それまで御社のdesknet'sをオンプレ稼働で使っていたのですが、自社サーバーがクラッシュしてしまい、グループウェアのクラウド化を検討していました。その時に合わせて、どうせならチャットも導入しようと、ビジネスチャットツールの選定作業に入りました。

ええ。主要なビジネスチャットツールを検討しました。トライアルなども利用して比較しました。

セキュリティが充実していることがまず第一でした。端末制御、アクセス制限、ネットワークポリシーやパスワードポリシーの設定、SSL暗号化、それからログがしっかり残る点など、非常に優れていた。特に、端末認証によってサービスの利用を許可する端末を管理・制限でき、利用の統制がとれることが魅力でした。にもかかわらずクラウド版で１ユーザー月額330円(税込)と安価でもあった。これも大きかったです。それから、弊社ではログ監査ができることも重視されましたね。

ただ、そのツールは「［スケジュール］機能が全然あかん」という評価だったのです。全然、使えなかった。それに引き換えChatLuckのスケジュール機能は十分、予定管理に役立ちます。この点で、最初、ChatLuckにしようという話になりました。また、以下の２点においてChatLuckが某大手製品に比べ、優位だったことも決め手になりました。

・メールサーバーの切替が必要なかった
・某大手がコンシューマ用システムへの乗り入れを発表し、セキュリティが保てなくなった

もちろんです。desknet's NEOのポータル画面の目立つところにChatLuckのアイコンを貼りつけて、ID、パスワードの入力を省略してアクセスできるようにしています。あたかもdesknet's NEOの一機能のようにChatLuckを使っています。しかも先般のバージョンアップでNEOの［スケジュール］機能とChatLuckの［スケジュール］が連携できるようになったそうですね。今後も連携が強化されれば、チャットの活用の幅がさらに広がる。これからも、チャットボット対応や他システムと連動するような機能向上に期待しています。

運用はスムーズです。弊社では活用シーンごとに使うべき機能をルール化しています。例えば以下のようにです。

・全社員向けの一斉通知＝desknet's NEO［インフォメーション］
・1対1の社内コミュニケーション＝ChatLuck［コンタクト］
・組織・グループごと、プロジェクトごとの連携＝ChatLuck［ルーム］
・社内でのファイル共有＝desknet's NEO［回覧・レポート］
・緊急連絡＝desknet's NEO［ネオツイ］
・その他＝desknet's NEO［ウェブメール］

これによりユーザーが利用に迷うケースは激減しました。社内連携はもっぱらチャットですね。やはり速度が違います。
※desknet's NEOの［インフォメーション］［回覧・レポート］［ネオツイ］［ウェブメール］等の機能については以下のページを参照してください。
https://www.desknets.com/neo/features/applications/

コミュニケーションが迅速になったことが一番です。たとえば社員間のスケジュール調整も［ルーム］でぱぱっとできてしましますから。それをdesknet's NEOやChatLuckの［スケジュール］で管理すれば、優れた予定管理ができます。弊社には60以上のルームがあり、なかには新入社員ルームや労働組合＋人事の［ルーム］なんかもあります。団体交渉の日程調整等をするのです。

コミュニケーションが活性化して、社内のやりとりが盛んになると、社内の人間関係が強まり、豊かになり、透明度が増すんですね。情報開示とまではいかないまでも、チャット活用によって社のことがより分かるようになるので、労組ルームの活性的利用にも役立つんです。

トラブルにあてはまるかわかりませんが、先般、大阪北部を震源とする大きな地震がありました（大阪市の一部で最大震度６弱を記録）。社員の家にも物損がでたり、モノが散乱したりといった被害がでました。その状況確認に、ChatLuckを活用したのです。desknet's NEO にも安否確認機能がありますが、詳細な情報共有はChatLuckで実施。地震が起きてすぐ、全ユーザーを対象にした災害対策の［ルーム］を立ち上げました。地震直後は回線が込み合い、電話は不通です。そんななかチャットが生きていたので、みなChatLuckで連絡を取り合ったのです。

モバイルでChatLuckにアクセスし「今、どこどこにいます。揺れは激しかったですが、無傷です」とか、「会社にもうすぐ着きます」といった報告をし合いました。物損のあった家は、被害状況を画像データで発信。お互いが顔を合わせたように情報共有ができました。幸い、弊社の社員に人的被害はなく、事なきを得ました。［ルーム］のやりとりが落ち着いたのは、その日の夜でした。

ふだん何気なく使っているチャットですが、こういった事態に直面した時に、いかにツールに支えられていたかがわかります。これを機に、より多くの人が気軽にChatLuckが使えるような環境を提供しようと決意しています。