株式会社ヒガシトゥエンティワン

株式会社ヒガシトゥエンティワン

http://www.e-higashi.co.jp/

業種 総合物流業
ユーザー数 380ユーザー
利用形態 クラウド版

「各部署」から「労組」まで、各組織で情報共有が充実。災害時にもホットラインとして活きた

IT推進部長 島崎 明様
IT推進部次長 髙田雄一郎様
IT推進部調査役 竹末 好正様
IT推進部課長代理 生田 和章様

この事例のポイント

【導入】 すでに使っていたチャットツールはセキュリティに不安が。安心して使えるコミュニケーション活性化ツールとして導入を考えた。
【採用】 強力なセキュリティが保障されているにもかかわらず安価で、機能も多彩。みなが納得して採用に踏み切った。
【効果】 社員同士のやりとりが迅速になった。大きな地震時には安否確認にも役立つなど、使用感に満足。
経緯

経緯

株式会社ヒガシトゥエンティワンは1944年に設立後、輸送や事務所移転引越事業、倉庫保管事業を軸に、大阪を拠点とし事業展開をしてきた。基幹業務で積み重ねたノウハウをもとに、顧客のニーズと時代の変化に即応。現在は物流加工、書類保管、高層ビル内物流のトータルマネジメント、IT機器サポート等のサービスを提供している。地元の顧客を大切にしてきた経緯から、顧客基盤が堅固になった大阪を足掛かりに、東京をはじめ全国へ取り引き先を拡大。そして今、同社では長時間労働の是正といった業務改善にも積極的に取り組んでいる。そんなヒガシトゥエンティワンがChatLuckを導入したのは昨年(2017年)のこと。そこにどのような経緯があったのか、同社の担当者に話を伺った。

導入

安心して使えるコミュニケーション活性化ツールとして導入を考えた

―― ChatLuckを導入しようと思われたきっかけを教えてください。

チャットツールを使う流れは自然発生的に現場から起こりました。最初は、ビジネス用ではない某大手チャットツールが仕事で使われ始めたのです。チャットはメールよりコミュニケーション速度が断然、速い。「お疲れさまです」等々あいさつ文も要りません。いきなり本題に入っても違和感がない。そうこうしているうちにチャットが浸透していきました。

―― コミュニケーションを活性化したいということがチャット導入の理由になったのでしょうか。

ええ。コミュニケーションの高速化とともに活性化も期待しました。弊社はもともと社内コミュニケーションはある会社でしたが、チャットで気軽にメッセージを送れるようになれば、やりとりが促進され、社内の人間関係に良い影響が出るかもしれない、と副次的効果も期待しました。ですからチャット利用には割と肯定的な評価をくだしていました。

―― ですが、現場で使われ始めたチャットのデバイスには私用端末も含まれていたのでは……。

私用、社用、両方ありましたね。のべつ幕なしにチャット利用を認めるわけにはいきません。特に社内ネットワークに入ってくる機器はしっかり管理をする必要がありました。チャットで発信される情報にアクセスできる機器が、何の統制もなく社を出入りしていると思うと、いつ情報漏えいが起きるかと心配でした。また、自分たちでアカウントを勝手につくって業務データを扱うような事態も厳しく戒めなければなりません。

―― 仰るとおり、公私でチャットを使ってしまうと、仕事上の会話やデータを間違って社外に拡散させてしまうリスクがあります。これにより会社が多大な損害を被ることもありうる。それを防ぐことが肝要ですね。

こうした観点から某大手チャットツールの利用は問題視されていました。

―― そういった危惧があったとはいえ、チャット活用には踏み切ったのですね。

時代に即応するのが弊社の文化ですから。チャットをビジネスに活用する流れに抗うのではなく、むしろ積極的にチャットを活かそうという発想になった。それがちょうどグループウェアを新しいものにしようかというタイミングでもあったのですね。それまで御社のdesknet'sをオンプレ稼働で使っていたのですが、自社サーバーがクラッシュしてしまい、グループウェアのクラウド化を検討していました。その時に合わせて、どうせならチャットも導入しようと、ビジネスチャットツールの選定作業に入りました。

採用

強力なセキュリティと多彩な機能を有していて、しかも安価。みなが納得して採用

desknet's NEOとChatLuckの使い分けルール一覧

desknet's NEOとChatLuckの使い分けルール一覧

―― ChatLuck以外にも他社製ツールを検討されましたか。

ええ。主要なビジネスチャットツールを検討しました。トライアルなども利用して比較しました。

―― ChatLuckを選ばれた理由は何だったのでしょうか。

セキュリティが充実していることがまず第一でした。端末制御、アクセス制限、ネットワークポリシーやパスワードポリシーの設定、SSL暗号化、それからログがしっかり残る点など、非常に優れていた。特に、端末認証によってサービスの利用を許可する端末を管理・制限でき、利用の統制がとれることが魅力でした。にもかかわらずクラウド版で1ユーザー月額300円と安価でもあった。これも大きかったです。それから、弊社ではログ監査ができることも重視されましたね。

―― それは、やはり自社サーバーがクラッシュした経験もあり……。

過去の履歴が確かに残る、かつ参照もできる。これは安心です。社内のチャット利用における内部統制も図れます。あとは、やはり部門横断的なチャットができるようになれば、業務効率も上がるだろう、と考えて導入しました。当時、弊社の仕事は社内横断的なプロジェクトが頻繁に立ち上がる状況だったのです。部門間の連携に苦労していました。チャットならそれが解決できるだろうと私たちは考えました。プロジェクトごとに関係者全員を巻き込んで[ルーム]を立ち上げてチャットをすれば、情報共有は瞬時です。

―― それでも、最後まで某大手チャットツールのビジネス版は導入の視野に入っていたそうですね。

ただ、そのツールは「[スケジュール]機能が全然あかん」という評価だったのです。全然、使えなかった。それに引き換えChatLuckのスケジュール機能は十分、予定管理に役立ちます。この点で、最初、ChatLuckにしようという話になりました。また、以下の2点においてChatLuckが某大手製品に比べ、優位だったことも決め手になりました。

・メールサーバーの切替が必要なかった
・某大手がコンシューマ用システムへの乗り入れを発表し、セキュリティが保てなくなった

―― 一方、グループウェアのほうも弊社のdesknet's NEOを選定されたそうですが、シングルサインオンも活用されていますか。

もちろんです。desknet's NEOのポータル画面の目立つところにChatLuckのアイコンを貼りつけて、ID、パスワードの入力を省略してアクセスできるようにしています。あたかもdesknet's NEOの一機能のようにChatLuckを使っています。しかも先般のバージョンアップでNEOの[スケジュール]機能とChatLuckの[スケジュール]が連携できるようになったそうですね。今後も連携が強化されれば、チャットの活用の幅がさらに広がる。これからも、チャットボット対応や他システムと連動するような機能向上に期待しています。

―― desknet's NEOには元来コミュニケーションを促進する機能がたくさん備わっていますが、ChatLuckとの併用で混乱はないですか。

運用はスムーズです。弊社では活用シーンごとに使うべき機能をルール化しています。例えば以下のようにです。

・全社員向けの一斉通知=desknet's NEO[インフォメーション]
・1対1の社内コミュニケーション=ChatLuck[コンタクト]
・組織・グループごと、プロジェクトごとの連携=ChatLuck[ルーム]
・社内でのファイル共有=desknet's NEO[回覧・レポート]
・緊急連絡=desknet's NEO[ネオツイ]
・その他=desknet's NEO[ウェブメール]

これによりユーザーが利用に迷うケースは激減しました。社内連携はもっぱらチャットですね。やはり速度が違います。
※desknet's NEOの[インフォメーション][回覧・レポート][ネオツイ][ウェブメール]等の機能については以下のページを参照してください。
https://www.desknets.com/neo/features/applications/

効果

社員同士のやりとりが迅速に。地震時に安否確認にも役立ち、使用感に満足

大阪北部地震発生直後のチャット

大阪北部地震発生直後のチャット

―― ChatLuckをお使いになって感じられている効果について教えてください。

コミュニケーションが迅速になったことが一番です。たとえば社員間のスケジュール調整も[ルーム]でぱぱっとできてしましますから。それをdesknet's NEOやChatLuckの[スケジュール]で管理すれば、優れた予定管理ができます。弊社には60以上のルームがあり、なかには新入社員ルームや労働組合+人事の[ルーム]なんかもあります。団体交渉の日程調整等をするのです。

―― 労組ルームがあるというのは珍しいですね。

コミュニケーションが活性化して、社内のやりとりが盛んになると、社内の人間関係が強まり、豊かになり、透明度が増すんですね。情報開示とまではいかないまでも、チャット活用によって社のことがより分かるようになるので、労組ルームの活性的利用にも役立つんです。

―― そういった経緯で社内の情報共有が高速になっていったと思うのですが、たとえばトラブル処理などがチャットで迅速に行えた、といったエピソードはありますか?

トラブルにあてはまるかわかりませんが、先般、大阪北部を震源とする大きな地震がありました(大阪市の一部で最大震度6弱を記録)。社員の家にも物損がでたり、モノが散乱したりといった被害がでました。その状況確認に、ChatLuckを活用したのです。desknet's NEO にも安否確認機能がありますが、詳細な情報共有はChatLuckで実施。地震が起きてすぐ、全ユーザーを対象にした災害対策の[ルーム]を立ち上げました。地震直後は回線が込み合い、電話は不通です。そんななかチャットが生きていたので、みなChatLuckで連絡を取り合ったのです。

―― どんなやりとりがあったのでしょうか。

モバイルでChatLuckにアクセスし「今、どこどこにいます。揺れは激しかったですが、無傷です」とか、「会社にもうすぐ着きます」といった報告をし合いました。物損のあった家は、被害状況を画像データで発信。お互いが顔を合わせたように情報共有ができました。幸い、弊社の社員に人的被害はなく、事なきを得ました。[ルーム]のやりとりが落ち着いたのは、その日の夜でした。

―― 災害時に社員同士が連携できると、ひとりひとりの安心感も違いますね。

ふだん何気なく使っているチャットですが、こういった事態に直面した時に、いかにツールに支えられていたかがわかります。これを機に、より多くの人が気軽にChatLuckが使えるような環境を提供しようと決意しています。

―― 本日は興味深い話をありがとうございました。

お話をうかがったご担当者様

IT推進部長 島崎 明様

使用感のよさ、見やすさと高い操作性で、ChatLuckはすぐ社内に定着しました。そのうえで、より多くの社員に多彩な活用をしてもらうには、トップの活用意識が高いことが必須になると思っています。働き方改革や業務改善もまずはトップがマインドを変えることから始まることをChatLuckの活用から学びました。

IT推進部次長 髙田雄一郎様

desknet's NEOとChatLuckの併用は素晴らしいです。チャットで社内コミュニケーションが加速し、NEOで稟議・決裁、ファイル共有等の業務が迅速化する。それが長時間労働是正などにもつながる。弊社の働き方改革はまだ始まったばかりですが、NEOとChatで展望が描けるのが嬉しいです。

IT推進部調査役 竹末 好正様

ChatLuckが自社のコミュニケーションツールとして定着していることを、先に述べた地震が教えてくれました。使用感があまりにもナチュラルで、チャットでのやりとりが「あたりまえ」になっていたのですが、ChatLuckの存在意義の大きさを実感しましたね。

IT推進部課長代理 生田 和章様

ChatLuckでやりとりをしているおかげで、ふだん直接会うことがない社員のことを知る機会も増えました。コミュニケーションの活性化は、社員同士が思いやりをもって接し合う社内の雰囲気をより強めていると感じます。

ChatLuck 利用環境

導入時期 2017年7月
利用形態 クラウド版

事業概要

企業名 株式会社ヒガシトゥエンティワン
URL http://www.e-higashi.co.jp/

チャットラックの導入をサポートしたのはこの会社です。

ディーアイエスソリューション株式会社

<東日本 システム開発1課>
URL: https://www.totec.jp/
<西日本 システム開発2課>
Tel: 06-6265-4300
お問合せ先

http://www.dsol.co.jp/
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