株式会社佼成出版社様の導入事例
イノベーション生成の軸として活用へ。締め切り前等のあわただしい追い込み作業もスマートに変化。業務効率化が進んだ
代表取締役 水野 博文様
ICT事業部システム課 課長 草間 康之様
ICT事業部システム課 山口 栄一様
ICT事業部システム課 土屋 武夫様
ICT事業部 助川 勝様
この事例のポイント
| 【導入】 | 読者と作家、社員同士を「つなぐ」のに課題が残るメールに代わる新たなツールが必要だった。 |
|---|---|
| 【採用】 | 違和感なく使えるユーザーインターフェースと強固なセキュリティが備わっていたため採用。 |
| 【効果】 | 全社員参加型の［ルーム］等を利用し、コミュニケーションを活性化。利用者の絆も強固に。 |
モダンなデザインのオフィス。ふんだんに木目を露出させた内装。要所要所に設けられた懇談スペース――。「イノベーションを生み出すために、創造力が発揮できる職場環境を整えました」と担当者は語る。洗練された空間で、自由な気風のもとに社員間コミュニケーションが行われている。出版社というと雑然とした建物のなかで仕事をしているというイメージを抱く人も多い。しかし、佼成出版社はその型にはまらない。「出版業界は依然として厳しい状況にあります。私たちは生き残りをかけて働き方改革に取り組みはじめました」。その結果のひとつが、スタイリッシュなオフィスに結実しているのかもしれない。同社は「違いを超えて結ぶ」の理念のもとに、異なる価値観を結び、触発を生みだしながらイノベーション生成への配慮を行っている。児童書出版に強く、これまでも数々の受賞作品を世に送り出してきた。この会社でChatLuckはどのように活用されているのだろうか。話を伺った。
導入
読者と作家、社員同士をつなぐ、メールに代わる新たなツールが必要だった
―― 貴社の児童書は世間でも高い評価を受けています。特に絵本には受賞作品も多い。子どもの心をゆさぶる絵本を生み出しています。要因はどこにあるのでしょうか。
現在当社では「つたえるよろこび つなぐチカラ」というテーマを大切にしています。私たちはつねに良書の出版を、と努力しているわけですが、良書との出合いが人の人生を変えることがあります。良書に触れ、感動したことを他者に語り、喜びを感じる。また、良書を通じて人と人が関係性を築くことがある。それが社会に有益な影響を与えると私たちは信じています。ですから私たちは、人が良書に触れる機会を増やそうと、たとえば「子供と作家の交流の場」を積極的につくったりしているのです。
―― 本を通じて新たなコミュニティをつくられている。
「つながり」のある社会は温かいし相互扶助でメリットも生まれます。だからこそ大切にしたい。また、先の「子供と作家の交流の場」は、作家や出版・編集に携わる者自身が「子供のニーズに気づく場」ともなります。「子供に響く言葉選び」に役立つ体験を重ねることができる。これが良質な本の制作に役立っています。
―― 読者とのコミュニケーションを大切にされていることを感じます。そんな貴社がチャットに注目されたきっかけは何だったのでしょうか。
コミュニケーションを大切にしようと作家や読者にアプローチしているのに、当社社員同士がコミュニケーションを疎かにするわけにはいきません。ですので、仮にメールに課題感を抱いたら、すぐに解決に動こうと努めてきました。
―― メールの課題といいますと？
メールは便利なツールですが、顕著な有効性は１対１のやり取りに限られます。１対多、多対多のやりとりではメールの効率は格段に落ちる。しかも宛先に大人数が含まれていると、誰が主担当で返信すべきかがわからなくなったりする。それでやり取りがぎくしゃくしてしまうんですね。さらに、以前使っていたメーラーは添付できるファイルに低めの容量制限がありました。編集作業にはゲラ（＝校正用の印刷物）のデータや画像等の重たいデータの送受信が不可欠です。これがままならなかったことにも不便さを感じました。
―― 貴社は報告・連絡・相談、いわゆる「ホウレンソウ」を重視していると聞きました。それもうまくいかなかったのでしょうか。
経営陣が一番悩まされたのは、メールで既読・未読がわからなかった点です。連絡がきちんと伝わったのかどうかの確認ができない。要らぬ心配が生まれるのもメールのデメリットでした。そこでチャット利用への要望が発生していったのです。LINEやSkypeなどさまざまなコンテンツ活用がトライアル的に摸索されていきました。
採用
ユーザーインターフェースとセキュリティの優位を知り、採用
―― 貴社がChatLuckを知ったきっかけについて教えてください。
弊社はグループウェアdesknet's NEOのユーザーです。社として公式にチャット活用を推進しようと考えたときに、御社がビジネスチャットツールも提供されていることを知り、トライアルをはじめました。
―― 当初から、導入はChatLuckにしようと決定されていたのでしょうか。
いえ、もちろんさまざまな製品を比較検討しました。たとえば弊社は、出版・編集業務のなかで発生する重要情報のやりとりを加速させたいと考えていました。記事添削であれば、修正依頼をかけるときに、「この修正内容で問題はありませんか？」「いえ、ここはもう少しこうしたいです」といった意見交換を行うわけです。そのやりとりが安全な環境で進められることは必須要件でした。
―― セキュリティ面で強い製品を摸索されていた。
セキュリティと、違和感なく使えるユーザーインターフェース、これらが優れていることは大前提でした。そのうえで御社のツールを採用しようと決断した際に決定打になったのが、ゲストユーザーも含めユーザーメンテナンスがしやすかった点です。出版の仕事は自社完結できるものではありません。外部の作家やデザイナーなどを巻き込むプロジェクトがほとんどです。ですので、外部の人をチャット環境下に頻繁に、かつ容易に入退させられ、しっかり管理もできるゲストユーザーという概念に魅力を感じました。また弊社の場合、社内の人であっても、異動や担当替えなどで立場が変わることが多いため、［ルーム］ごとのメンバー構成を簡単に変更できるChatLuckのメンテナンスのしやすさに惹かれたのです。
効果
効果
「Know me（ノーミ―）」という［ルーム］では社内外の人の自由な交流が行われている。お互いを知るきっかけとして有志が活用。呑みニケーションにつながることもしばしば
―― ChatLuckの利用・社内定着に際し、心がけた点などがあれば教えてください。
気軽につぶやいてほしい、という目的はしっかり訴えていきました。たとえば、ふいに思い浮んだアイデアはイノベーションにつながることがあります。弊社ではそういったアイデアをすぐに［ルーム］等で共有してもらっています。人によっては、フラッシュアイデア、ジャストアイデアの備忘録として［マイルーム］も活用しています。［マイルーム］をメモ代わりにしているのです。アイデアの種を、脈絡も気にせずにあえて共有しあうことで、それをイノベーション創出につなげています。これがひいては読者サービスの向上につながっていく。自分たちのしていることの意味や目的は折々に社内徹底していきました。
―― 思いついたことを気軽に発信、という作業は、人によってはハードルが高いと感じるものかもしれません。
おっしゃるとおりです。個々人の心の持ちようによっても、発信の「気軽さ」の度合いは変わってしまいます。ですが、環境をしっかり整えてあげれば、人の潜在意識は変わるものです。私たちがオフィスデザインに力を入れているのも、チャット環境を整備したのも、環境の変化が人の意識の変化につながると期待していたからです。これにより、弊社では特段、メールからの移行に苦労したという経験はありませんでした。
気軽なコミュニケーションがしたくなる場の提供は、イノベーションに不可欠と私たちは考えています。また弊社のChatLuckには、全社員が参加している［ルーム］から、クローズドな友だち感覚で使える［ルーム］まで、多様なチャットの場が存在します。発信に苦手意識がある人も、後者の［ルーム］であれば、言葉をつむげるでしょう。それも「気軽なチャット利用」につながっているかもしれません。
―― 全社員参加の［ルーム］があるのですね。あまり類例のない話です。
いくつか存在しています。「良い仕事の広場」という［ルーム］が、まさにアイデア出し、意見出しの自由な場になっています。また、全社員参加型の目安箱的な［ルーム］もあります。
―― そういった［ルーム］をつくるには、経営者や人事部門などの勇気が必要だったのではないでしょうか。どんなことを発信されるかわからないわけですから。
全社員共通の［ルーム］づくりは、ご想像のとおり、入念に討議しましたね。全社通達すべきでない情報がそこから漏れることも考えられますし、とにかくリスクはやり玉にあがるわけです。ですが、最後は読者の喜びにつながるイノベーションのために「実施しよう」との決断になった。これらの［ルーム］に投稿された内容は、経営陣としても真摯に受け止め、誠実に対応しようと意思確認をして、設置の一歩を踏み出しました。
―― 効果はいかがでしょう。
まだまだ活用途上ですが、社内の人間関係がフラット化するという効果は感じています。ふつう、組織というのは階層型を採るものです。現場から課長、部長、経営者まで、現場のアイデアが伝わるのには時間がかかるのが通例です。しかし、それではアイデア活用が遅れてしまう。もしくはアイデア自体が上に伝わらないことも多くなってしまう。それは経営的なロスですので、全社員に公平な発言の場を与えようと考えたのです。全社員共通の［ルーム］では、あえて井戸端会議的なチャットをしたりもしています。社員が、そこにフラットさを感じ始めています。本［ルーム］はこれから、イノベーション生成の肝になっていくでしょう。
「ChatLuckお困りごと＠窓口」の［ルーム］では、チャット利活用の方法などを共有
―― 社内コミュニケーションにはどのような変化がありましたか。
ウェブ上での意見交換が増えました。それとともに、リアルな場でのコミュニケーションも活性化しました。さまざまな［ルーム］を活用するなかで、ふだん接することのない社員の意見に触れたりするわけですが、それが部門間の垣根を低くし、部署を越えたコミュニケーションを生み出しています。
―― 出版・編集業務にも効果はでていますでしょうか。締め切り前のドタバタが解消された等々……。
まさに、締め切りが大変、という状態が緩和されました。「追い込み」作業がスマートになった。やはり、既読／未読がわかるのは大きいです。原稿チェック、デザインチェックなど、さまざまな仕事には「確認しました」というリアクションが必要ですが、「既読」がつけば、「ああ、あの人は見たんだな」とわかる（ChatLuckは、誰が既読なのかまでわかる仕組みになっている）。それで次のアクションに移れたりするのです。折々に適切にチャットをすれば、仕事の進捗の「見える化」も進みます。メールだったころは「いまこの第２稿の扱いはどういうステータスになっているの？」ということがわからなかった。ですが、チャットで原稿を共有していれば、［ルーム］参加者全員が各原稿のステータスも確認できます。容量制限をほぼ気にすることなくデータのやりとりも行えますし、編集業務は明らかに効率化しました。
―― ChatLuckに可能性を感じていただいていることが伝わってきます。ありがたいです。
まだまだ弊社はChatLuckを活用しはじめたばかりです。イノベーションをはじめ、多種多様なメリットが生まれることを期待しています。
お話をうかがったご担当者様
代表取締役 水野 博文様
“情報共有”――よく聞くワードではありますが、実際、どうでしょうか。各人がその重要性を理解していたとしても、意識的に取り組まなければ推進は難しいのではないでしょうか。今回当社は、情報共有を実現する手段としてビジネスチャット「ChatLuck」を導入しました。これにより、情報を分かち合うことへの意識転換のみならず、社内コミュニケーションの活性化が図れる環境ができたと考えています。これを機に当社は、情報共有の速度と確度を高め、お客さまに喜んでいただける機会をより多く創ってまいります。
ICT事業部システム課 課長 草間 康之様
「ChatLuck」は仕様に一貫性があってわかりやすく、直感的に使えるため、社内への導入、社員への浸透については、苦労は「ゼロだった」と言っても過言ではありません。チャットでやりとりが加速し、少々レスポンスが遅れると社員から「遅いですよ」と逆に言われるようになりました（笑）。
ICT事業部システム課 山口 栄一様
社外の方々とのコミュニケーションが増えた時に「ChatLuck」に出合いました。必要な時に［ルーム］を作成し、メンバーを登録するだけでチャットを起点とした仕事が始められる。仮にメンバーが変わっても、ルームの一員なら誰もが過去のチャットを閲覧できるので、今までの経緯を説明する手間も省けます。そういった意味で「ChatLuck」は時間節約につながっています。
ICT事業部システム課 土屋 武夫様
「ChatLuck」導入以前は、他部署の社員とコミュニケーションを図る手段は、会うかメールしかありませんでした。ですが、忙しくなるとメールが後回しになり、仕事がスムーズにいかなくなることもありました。そんななか御社のセミナーに参加し、「ChatLuck」を知ったのです。利用してみると、気軽にコミュニケーションが図れるようになり、仕事の効率も向上しました。
ICT事業部 助川 勝様
弊社は「desknet's NEO」を活用しています。ポータルとの連携性等の観点から、「ChatLuck」の採用が決まりました。導入により、社員の行動意欲向上のサポート環境が準備ができ、社員同士・社内外の意見交換・諸検討の場として「ChatLuck」が活用され始めています。引き続き、さまざまな利活用の可能性があることを体感しながら、社内外などに周知していきます。
ChatLuck 利用環境
| 導入時期 | 2018年10月 |
|---|---|
| 利用形態 | パッケージ版 |
事業概要
| 企業名 | 株式会社佼成出版社 |
|---|---|
| URL | https://www.kosei-shuppan.co.jp/ |
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